Inkoop en contractering

In het kort

Aan De Gezonde Basisschool van de Toekomst zit ook een zakelijke kant. U moet immers producten en diensten inkopen van externe partijen, zoals cateraars, supermarkten, sport- en cultuurprofessionals en vakleerkrachten. Hieronder staat beschreven hoe u dat kunt aanpakken.

Algemene informatie

Soorten inkoop

Er zijn twee soorten inkoop, namelijk:

De inkoop van producten (lunch, tussendoortjes, materialen).
De inkoop van diensten (van pedagogisch medewerkers, sport en cultuurprofessionals).

Wie koopt in?

De overkoepelende organisatie waartoe de school behoort, bijvoorbeeld de scholenstichting, doet de inkoop.

Aanbestedingsregels

Houd in de gaten dat boven bepaalde opdrachtwaardes (Europese) aanbestedingsregels gelden. Voor decentrale overheden is het drempelbedrag €750.000,00 exclusief btw voor specifieke diensten voor onderwijs en opleiding. En €215.00,00 exclusief btw voor levering van diensten. Overleg met degene die verantwoordelijk is voor het inkoopbeleid welke regels er in uw geval precies gelden. Op deze website kunt u alles lezen over de Europese aanbestedingsregels. Bekijk hier een voorbeeld aanbestedingsdocument van onderwijsstichting Movare.

Handige informatie en tips

Bewust en verantwoord inkopen

Lokaal
Lokaal inkopen kan van meerwaarde zijn voor de school. Bijvoorbeeld om de verbinding met lokale en regionale boeren en tuinders te stimuleren. Dat is niet alleen goed voor de regionale economie, maar ook duurzamer, omdat er minder verpakkingen en minder kilometers aan transport aan te pas komen. Bovendien helpt het leerlingen bewust nadenken over de herkomst van hun voedsel.
Sociaal
In de regio Noord-Limburg zijn er scholen die samenwerken met een cateraar met een maatschappelijk oogmerk. Deze cateraar, Rendiz, werkt met personeel dat een afstand tot de arbeidsmarkt heeft. Rendiz koopt veel versproducten rechtstreeks bij de veiling in. Dit zijn veelal producten die in de regio zijn geproduceerd.
Zuinig
Hoeveel voeding moet u inkopen? Zeker in het begin is dat even zoeken. U wilt voorkomen dat er te weinig is, maar ook dat er veel over blijft na de lunch. Producten die een tijdje buiten de koelkast hebben gestaan, mogen immers niet meer bewaard of weggegeven worden. Aan te raden is om geen al te grote hoeveelheden tegelijk in te kopen.
Afvalreductie
Op een middelgrote school leveren de plastic verpakkingen van de gezonde lunchproducten al gauw meer dan tien zakken afval per week extra op. Er zijn manieren om afval te reduceren, bijvoorbeeld door te werken met navulbare verpakkingen en trommels. Ga met uw leverancier om tafel, om te kijken wat er mogelijk is. Bespreek met de afvaldienst in de regio of het afval vaker kan worden opgehaald.

Inspirerend voorbeeld: Basisschool Harlekijn

Basisschool Harlekijn in Venlo laat de gezonde lunch verzorgen door Rendiz, een cateraar met een maatschappelijk doel. Bij Rendiz werken mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Veel van hun versproducten kopen ze rechtstreeks bij de veiling in en komen uit de regio. Voor de begeleiding van de lunch en de beweegactiviteiten werkt de school samen met de pedagogisch medewerkers van Brood en Spelen, van Spring Kinderopvang, stagiaires van CIOS en ALO, medewerkers van Venlo.fit en overblijfouders van school. Lees meer

Stappenplan

Om u te helpen bij het maken van afspraken met marktpartijen, heeft De Gezonde Basisschool van de Toekomst een stappenplan opgezet.

Stap 1

Beschrijf de producten en diensten die nodig zijn om op school een gezonde lunch en/of sportieve en culturele activiteiten aan te bieden. Houd er rekening mee dat 80% van de lunchproducten in de Schijf van Vijf moet staan. Klik hier voor meer informatie over de de gezonde lunch. Klik hier voor meer informatie over het sport-, spel en cultuuraanbod.

Stap 2

Bedenk met wie u wilt samenwerken. Kies een cateraar of supermarkt bij wie u lunchproducten en tussendoortjes inkoopt. Overweeg en onderzoek de mogelijkheid om met een maatschappelijke organisatie samen te werken, zoals basisschool Harlekijn in Venlo doet.

Stap 3

Maak een opdrachtomschrijving en stel de opdrachtwaarde vast. Maak onderscheid tussen de opdrachtwaarde per jaar en over de hele looptijd. Klopt deze met het interne inkoopbeleid van het bevoegd gezag waaronder de school valt? Voldoet deze aan de voorwaarden van subsidieverstrekkers?

Stap 4

Check of u zelf kunt inkopen of dat de (Europese) aanbestedingsregels van toepassing zijn. Op basis daarvan maakt u een helder document, waarin u de opdracht en de voorwaarden zorgvuldig specificeert.

Stap 5

Gebruik het document om offertes aan te vragen bij de betreffende marktpartij(en). Vergelijk deze op kwaliteit, prijs, service, nazorg en specifieke eisen die er gesteld zijn.

Stap 6

Leg de gemaakte afspraken met de marktpartij vast in een opdrachtovereenkomst. Zorg ervoor dat dit via de inkoopverantwoordelijke op school of het bovenliggend gezag verloopt.

Monitoring en evaluatie

Hoe verloopt de inkoop en de samenwerking met leveranciers? Wat gaat er goed en wat kan beter? Het monitoren en evalueren hiervan is een belangrijk onderdeel van De Gezonde Basisschool van de Toekomst. Klik hier voor meer informatie.